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掌握自己的時間(方法):記錄、管理、安排

原創
2019-08-25  凌千夏
記錄自己的時間;診斷自己的時間;消除浪費時間的活動來得到自由時間;統一安排拼湊成大塊兒的時間。

上次《掌握自己的時間(誤區):所謂的“碎片化學習”,不過是“碎片化自欺”》點擊藍字,查看原文)我們知道了“就時間管理本身來說,我們真正需要的是:大塊兒的時間。”可是大塊兒的時間從何而來?還是要從自己的時間中拼湊出來。那么自己的時間是怎樣被使用的呢?不信您回想一下,你是不是花了很長時間工作?幾乎沒有休息的時間?更別提玩手機的時間了?really?你真的確定你沒有玩手機的時間?看看你手機的記錄吧,原來你一天玩了5個小時的手機!萬萬沒想到吧?為什么會這樣呢?這就是我們今天需要說明的——時間管理的方法。

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半斤的“勤勞”值幾個錢

半斤一個月的“勤勞”值一萬塊。

在深圳這塊寸土寸金,目前是均價五萬一平,的土地上,半斤這一萬塊……

剛被客戶懟,被老板懟,被同行懟完的半斤披星戴月的下班了。(半斤為何被懟?請參見《我們都在坐井觀天,你看這井它又大又圓》點擊藍字,查看原文)有助于理解更深入。)

想想自己每個月這么點兒工資,半斤真是心有不忿:自己天天“996”(朝九晚九,每周工作六天),有時候還“007”(一周七天無休),為什么就只能掙這么多呢?掙得少也就算了,還不被人待見。真是人到中年不如狗,借酒澆愁愁更愁……

半斤拿出了手機。

什么?李晨和宋仲基在一起了?范冰冰和宋慧喬怎么分了?趕快再翻翻,這狗糧保質期咋就這么短呢?李晨這么陽光的太陽,啊。還有宋慧喬,出軌了嗎?懷孕了嗎?孩子是誰的呀?有沒有把心形石頭退回去呀?對了對了,還有那個貴的不得了娃娃呢?……我們到底是不是我們呀?

眼睛都看花了,可是最后半斤是徹底搞不清楚了。

唉,圍觀完這幾個億身家的大戲,半斤把自己屏幕有點碎裂的手機插上了電源。

2
診斷自己的時間

每個人都覺得自己時間是用在了正事上。畢竟,咱們可不是游手好閑的人啊。如果你閉上眼,一定想到的是,自己努力工作的樣子,或者刻苦攻讀的形態。來來來,想想斜在沙發上刷手機的樣子,想想鬧鈴響了十分鐘還沒有起床的狀態……是不是對自己的時間花在哪兒了有點不那么自信了?

01
花點時間自己做一個時間記錄表,并“當時立即記錄”自己的時間用途,不能靠補記。

這就是掌握自己的時間——診斷自己的時間的第一要義。

既然決定將本文作為時間管理的方法篇,我這里特別準備了一套時間管理系統給大家使用。你如果覺得好使,直接拿去用便是。當然你也可以根據自己的喜好選擇新的或者修改了使用。方法當然是有效的方法,工具則可以盡管選自己趁手的。

以下這個“個人管理表格”脫胎于《高效能人士的七個習慣》,被我用來管理每日和每周的時間用途。當然,我根據自己的情況做了一些修改。至于做左邊的五個三行的格子,放的當然是重要的目標。至于為什么有五個呢?我們在最后一部分會說明。

這個表很好用,因為足夠簡潔,不會讓你在爬格子的瑣事中迷失了自我的時間。很多時間管理表格最大的錯誤就是試圖精細化管理,比如半小時的,15分鐘的,甚至有5分鐘的區隔方式。對于那樣的表格,我表示作者是大神,用戶是機器人——嗎?

模糊的正確強過精細的錯誤。這個表用來記錄一個小時的時間用途:剛開始的時候,我的建議是——凡是這個小時中有一件有意義的事兒,那這個小時就算用在了這件事上。你可以把“讀書一個番茄鐘——25分鐘”記錄為這個小時的時間用途,其他半個小時算作對自己“讀書”的獎賞。

先養成習慣,比什么都重要。隨著時間記錄的使用,我們會越來越能精細化自己的時間。可是不會走之前就先跑,一定是要摔跟頭的。從零到一,先大致統計;從一到無窮,必因人而異。

02
記錄完每天和每周的時間用途之后,至少每個月定期拿出來檢討。

不要置之不理,沒有反饋的進取將難以堅持;也不要檢查太頻繁,因為突發事件會讓你的時間利用率大幅度扭曲。就拿聰聰在香港的工作時間來說(參見《掌握自己的時間(序章):單位時間的產金量》(點擊藍字,查看原文)),聰聰平均每周工作時間46小時。如果計算每天,那么這個數據其實就是沒有意義了,反而是浪費了(檢討的)時間。

用于檢討自己時間的這個表脫胎于《杠桿時間術》,確切的說,這是“杠桿效率月記事簿”的第二頁“時間回收檢查表”。“記錄下目前的時間運用狀況,回收時間進行有效的投資!1,以24小時制記錄下自己的起床、就寢時刻,計算出睡眠時間和可運用時間。2,在自我投資欄中寫下每日、每項目的目標、時間,并每日監測是否完成。3,將希望養成的習慣記錄在養成欄中,每日以“?Χ”注記是否如實做到。4,時間回收務必再投資才有杠桿效益,不妨試著增加“自我投資”的項目吧!”

至于第一頁,我們在本文最后一個部分會用到。通過這個表格,你可以知道自己的時間究竟是如何被使用的。這里需要注意的是“就寢時間”,人們不可能在就寢的時候做一個精確的記錄。所以我個人的建議是,如果你想11點睡覺,你就把11點記為“就寢時間”。如此一來,11點之后的時間就會被計入浪費,也有利于培養早睡的習慣。

03
做有系統的時間管理,要經常問自己三個問題:什么事不必做?什么事讓別人做?什么事浪費了別人的時間?比如說不必要別人參會,只要有會議記錄就行……

正如我們在上篇文章中指出的那樣:無論你我如何安排時間,無論你我如何刪除無關事務,你我可支配的自由時間都不會太多。這里我們要診斷出自己的究竟有多少“自由支配時間”。同時,也給自己估計一個可以被“回收”的“自由支配時間”。兩者相加,才是潛在的所有“自由支配時間”。而這,才是時間管理的開始。

3
消除浪費時間的活動

執行這個需要參考“精要主義”的系列文章,在第一篇《如何逃離忙碌的工作和擁擠的生活》中,我們就旗幟鮮明的指出“時間與精力,只用于有意義之事。”之后我們就分享了各種各樣的方法來實現“精要主義”。這里我們不再重復,喜歡的朋友自行翻閱歷史文章就好。

這里我們要特別指出的是四種在公司管理中可以消除的浪費時間的活動。

01
找出缺乏制度和遠見而產生的時間浪費的因素。

這種往往是重復出現的問題。比如說,出差時住的酒店有的三五分鐘退房完畢;而有的卻可能需要半個小時,原因是找不到客戶公司發票抬頭,需要找客戶確認完畢才能退房。退房快的酒店則是打印好發票,等顧客退房的時候順手取走就好。這個事情往往非常簡單,只要關聯客戶的姓名和發票抬頭就好了。然而做不到這一點的五星級酒店其實也不在少數。相信只要認真關注自己的生活,一定能發現一些“慣例”能夠大幅度減少自己的時間浪費。

02
人員過多。如果有10% 的時間被用來處理摩擦和協調,這說明這個組織人員過多了。

少一些人并不一定會讓工作量增加,甚至有時候會減輕工作量。對了,人閑是非多,少點兒人還能減少辦公室政治呢。陳春花教授提醒管理者注意下屬“工作量不滿”會引發管理問題,也是這個道理。

03
 組織不健全,表現為會議過多。

亞馬遜之前推行的“兩個披薩原則”,開會人員的數量應該控制在兩個披薩能吃飽的數量。就是基于貝佐斯認為會議過多是公司組織不健全,無法把信息很好的傳達到位而制定的。

04
信息功能可表達方式不好,使得組織運轉不暢。

這就是半斤為何被懟的原因。(請參見《我們都在坐井觀天,你看這井它又大又圓》點擊藍字,查看原文)有助于理解更深入。)聰聰需要的是制程能力,這是個概率分布問題;半斤卻一直在糾結單個數字。大家的討論不止是不在一個頻道上,是不在一個維度上。溝通在一個維度上,自然能提高組織時間管理效率。

4
統一安排可以自由支配的時間,給重大活動定下截止時間

高級主管能自由運用的時間,大概只有1/4。普通員工能自由運用的時間估計還不到這個數字。

上次在《掌握自己的時間(誤區):所謂的“碎片化學習”,不過是“碎片化自欺”》點擊藍字,查看原文)我們知道了“就時間管理本身來說,我們真正需要的是:大塊兒的時間。因為時間分割成許多段,等于沒有時間。而我們本文提供的方法,也就是是為了拼湊起大快兒的時間。

德魯克提出的建議很多,諸如在家辦公;集中處理會議和審核等例行工作;甚至需要安排整個上午,處理真正重大的事務……

這些都是好方法,目的也是一致:拼湊時間成大塊兒,集中力量辦大事。

來來來,這下到了“杠桿效率月記事簿”的第一頁出場的時間了。“杠桿時間術的關鍵點在于“俯視全局、逆時回推安排”:1, 于右邊的“目標”欄寫下具體的目標、達成的量化數值等。2, 在月記事簿上寫本月對應于目標的時間安排。3, 逆時思考各項步驟,并在預定的 日期上標定出來。4, 每天檢查各項步驟是否達成,注記并循序糾正。”

聰明的同學一定明白了“杠桿效率月記事簿”的五個目標剛好和“人生管理表格”一一對應。沒錯,這樣我們整個的時間管理系統就搭建完成了。完美!

5
時間管理系統的使用:要事第一

時間管理系統的使用是要事第一,也就是給重大事項留出大塊兒的時間。但是我并不建議第一次使用這個時間管理系統時就這么用。因為你的“要事”往往會被現實沖的七零八落。之所以如此,往往是錯誤的估計了“自己可自由支配”的時間導致的。

所以,在剛開始啟用這個時間管理系統的時候,我還是建議你先從本文的敘述順序開始,先診斷自己的時間,然后刪除浪費時間的活動,最后再統一安排可以自由支配的時間和給重大事項定下截止期限。全文邏輯結構如下。事實上,收藏本文是個好辦法,如果不方便,收藏這幾張關鍵的圖,經常拿出來看看也一定大有裨益。

等到一段時間以后,也就是能知道自己的時間都去哪兒了之后,才可以逆向使用。先要事第一,然后逆勢回推,最后定下來每天的事項和時間管理。

所以,我們下周的文章就是時間管理的這出大戲的閉幕式——掌握自己的時間(終章):自己的罐子自己做主。

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