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機關辦文、辦事、辦會工作程序和規范

2017-03-17  銀鹿莊主

機關辦文、辦事、辦會工作程序和規范

為進一步完善局系統工作機制,嚴格工作程序,轉變工作作風,提高工作效率和服務水平,促進各項工作規范化、制度化運行,確保政令暢通和機關工作高效、協調運轉,根據中省市相關規定,結合我局實際,現就進一步規范局機關辦文、辦事、辦會工作程序通知如下:

一、辦文程序和規范

(一)收文辦理程序和規范

1、簽收、登記、擬辦。局機關公文處理一律由局秘書科統一負責。凡上級來文,屬三密文件的,按保密規定辦理;屬平件的,由秘書科專職人員拆封、登記(登記內容包括來文單位、來文時間、原文件號、文件標題、來文份數、分送范圍、初送擬辦人)、編收文流水號,當日送秘書科科長提出擬辦意見。

2、分辦、傳閱。秘書科科長簽署擬辦意見后,由專職文秘人員呈送局有關領導閱批。

3、承辦。按照局領導的閱批意見,秘書科文秘人員及時送交相關科室承辦落實,需直屬單位辦理的文件,由秘書科負責將局領導的批辦意見一個工作日內轉送承辦單位辦理。

4、催辦、查辦。公文處理需要批復、答復、報告結果的請示、督辦件等,原則上一周內(特殊情況除外)辦結。在公文承辦過程中,監察室協助秘書科負責催辦、查辦工作,直至辦結。對回復結果的函件,由承辦科室及時向局有關領導報告,按時限要求反饋辦理情況。文件辦結后,承辦科室要及時消號并將完整的往來辦理件送還秘書科歸檔。

5、立卷、歸檔。公文辦結后,由秘書科專職人員將辦理過程中領導批示、會商及落實等能反映公文辦理全過程的原始件妥善收集、保管整理,按文書歸檔標準要求立卷、歸檔。

6、來文辦理的其他要求

1)對于上級來文,由秘書科科長提出擬辦意見,文秘人員分別將文件裝入批辦件文件夾、批閱件文件夾,涉密文件由秘書科專職人員分別裝入文件夾,及時呈送領導閱批。

2)傳遞公文按先閱辦后閱知、先主辦后協辦的順序進行。

3)除分辦人標注另送者外,一般應按順序傳遞。如遇領導外出,可超順序傳遞,領導回來后補簽相關手續。

4)緊急公文應隨到隨辦,并視緊急程度,不得耽擱,如遇領導外出等特殊情況應由秘書科專職人員在第一時間報告秘書科科長,再由秘書科科長電話聯系有關領導,并按領導指示督辦落實。

5)經局領導閱批,并有明確辦理意見的辦理件,歸口有關單位、科室處理后,應及時將辦結的公文送交秘書科文件專管人員,其他傳閱件按照規定要求傳閱完后由秘書科專職人員統一保管。

6)對未經秘書科簽收、登記的上級來文,原則上局領導、秘書科科長一

般不簽署閱批、擬辦意見。因特殊原因局領導已簽署意見的,秘書科應及時補辦簽收、登記辦理手續。

7)對直屬各單位、局機關各科室報送的上行文件,一律由秘書科采取歸口辦理制度。凡需向市委、市政府或市委辦市政府辦報送的報告、請示等公文,應先送交局秘書科登記,由秘書科分呈局領導閱示、報送簽發,不得將文件資料直接報市級領導個人(市上領導有特殊要求的除外),如遇特殊情況已直送市委、市政府并有市領導批示的公文,應及時將情況報告局主要領導,并告知局秘書科科長。

8)對下列情況的公文秘書科不予受理,并由秘書科及時負責退回報送單位。退文時,秘書科要填寫退文單并陳述理由,經秘書科長把關簽字。不予受理的文件是:公文內容與國家現行法律、法規及黨和政府的方針政策不符的;多頭主送、越級上報的;屬于本部門、局直屬單位和局機關科室職權范圍可辦理的;需與相關部門(單位)協調而未經協調的;反映問題模糊、請示的內容含混不清、行文不規范、文面不清、報文程序不符合要求的。項目經費未列入計劃、會議決議或領導批示的。簽署合同協議未經領導簽字、乙方未簽字蓋章的。其他不予受理的文件。退回的公文經相關基層單位和科室修改、完善后秘書科再予以辦理。

(二)發文辦理程序和規范

嚴格按照以局名義起草審核報批再核簽發印制報送存檔的順序,履行必要程序,規范辦文流程。起草單位代擬文稿一律先送分管領導,再送局秘書科校訂,一般不得直接送局主要領導同志閱批。

1.起草。公文主辦科室(單位)根據工作需要或領導要求,確定公文種類,完成公文初稿。

2.審核。公文初稿由主辦科室(單位)負責人審核同意后,報秘書科校核,公文內容由經辦單位、科室負責校核;體例格式、主題詞標引和文字表述由秘書科負責進一步規范;公文發送范圍、等級、密級由經辦單位提出,秘書科校核。校核時如發現不符合辦文程序,內容有不妥之處的文件,應及時向擬稿單位、科室提出修改或處理意見。

3.報批。確需行文的,由公文主辦科室(單位)根據秘書科意見進行修改完善,由專職管理人員登記填寫發文審批單,依次呈報領導審核。

4.再核。公文主辦科室根據領導意見需要做較大修改的,由公文主辦科室先作修改完善,再將修改后的文稿、電子文本以及領導批示的文稿一并報秘書科再進行校核。凡屬規范性文件,必須事先與市政府法制辦溝通。

5.簽發。主辦科室(單位)將樣稿及修改審核的文件報送局秘書科,由秘書科報送有關領導復核后,最后由局長簽發。

6.印制。公文的印制由秘書科負責監督,實行誰呈報,誰印制的原則。需要以局名義印發的公文,經過辦文程序批準印發的,由呈報單位或科室承擔印制任務。印制文件要嚴格按照秘書科提供的印制標準、份數進行,印制清樣后要交秘書科審核,審核合格的由呈報科室付印。

7.蓋章。以局名義發送的公文,一律加蓋局印章,并經局長、黨委書記同意簽發。秘書科印章管理人員要對印制的公文與文稿檢查校對無異后方可用印。

8.分發。按照領導批示意見,根據公文要求發紙介文件或電子文件。電子文件由局政務信息專管員負責制作、發布;紙介文件由公文主辦部門(單位)按規定渠道和發放范圍分發報送。

9.歸檔。凡以局名義產生的文件(含資料、領導講話、工作報告、專項匯報等)都一律歸檔。各基層單位和機關各科室代局擬的文件連同底稿、附件等一律交秘書科負責存檔,存檔內容為:(1)領導批示原件;(2)文件簽發單;(3)紙介公文2份;(4word格式電子文本。

(三)注意事項

1.局屬各單位、局機關各科室因工作需要或領導指示、會議決議等行文,要嚴格按照《國家行政機關公文處理辦法》規定執行。局受理請示、報告類公文范圍一般為:局直屬各基層單位、科室、有關部門單位。越級報送或與本部門職能無關的,一般不予受理(局機關各科室不直接向本級行文,需請示報告事項,直接反饋面對面請示報告)。所有報送市委、市政府的公文,均應經局秘書科按公文處理程序辦理,局直屬各單位不能向市委、市政府直接報文或報告工作。

2.文種使用。請示必須一文一事,一般只寫一個主送機關,需要同時送其它機關的,應當用抄送形式。報告不得夾帶請示事項,送閱件只作閱知處理。

3.公文撰寫。請示、報告要文字精煉、表達清楚,實事求是。需要市政府或局答復的,要提出初步意見和建議。請示件的附注中一定要留有聯系人的姓名、辦公電話和手機號碼,以便聯系,協調解決。

凡邀請市政府領導出席的會議、活動的請示,要說明會議、活動的基本情況,并附有活動議程方案,且由專人負責聯絡協調。

4.行文格式。凡是上報市委(辦)、政府(辦)和局或需經市政府常務會議研究的材料要統一格式,一律用A4紙張打印,原則上以正式文件形式印制,左側裝訂,每頁26行(不含頁碼),每行28字,大標題采用2號方正小標宋簡體,正文為3號國標仿宋字體,由部門(單位)負責人簽發,必須加蓋公章。公文要素齊全,表述準確,不得出現格式方面的錯誤。

5.協調會簽。在職權范圍內可以解決的不得行文請示;請示、報告事項涉及其它部門時,應當協商一致后會簽上報,經協商意見仍不一致的,主辦科室要將各方面意見一并報告分管領導和局長,由局領導審定,不能自作主張。

(四)從嚴控制發文數量,提高辦文效率。

對法律、法規和規章已有明確規定的,一律不再發文;通過簡報、便函、傳真或電話、面商可以解決的,原則上不正式發文。

一般公文的擬稿,24小時內完成;重要公文的擬稿,3天之內完成,特殊情況按要求時限內完成。為了減少報送公文的人力、物力等資源浪費,降低成本,提高效率,能夠通過城建網或政府內網傳輸的公文實行電子公文網上傳輸,不再印發紙質文件。凡上級要求提供數據信息的非正式材料,原則上以電子版或紙質形式傳送,一般不掛文頭、文號。

二、辦事程序和規范

(一)局領導按照分工負責制履行職責,有職有權,職責分明,各負其責,勇于負責。局領導班子成員對分管工作中的重要情況或重大事項要按照有關規定及時向局長報告,并提出解決問題的方案和建議。局機關科室和單位實行分級管理,一級對一級負責。各單位各科室需市政府協調解決的問題,應報請局分管領導,經局分管領導審定,并報局長同意后再向市政府分管領導專題請示匯報;特別重大事項由局主要領導向市政府主要領導請示匯報。原則上不得越級匯報。

(二)向市上領導匯報工作要采取預約制。各科室及各單位領導需向市政府領導當面請示、匯報工作的,除報經局分管領導、主要領導同意或安排指派、市政府領導直接點名約見外,應先與市政府辦公室取得聯系,并告知具體事由,共同提出擬辦意見,由市政府辦公室與市政府領導約定地點及時間后,方可見面。各單位、各科室一般不得直接向市領導報告工作。

(三)市政府迎接上級的綜合性、全局性的檢查活動,由市政府辦公室承辦,我局協辦的,局相關單位和科室要積極協助、配合。以局名義組織的各項具體活動,由各業務科室(單位)牽頭負責擬定活動組織實施方案,經分管領導和主要領導同意后,按方案組織實施,并按方案分工,各負其責落實好相關文字材料、活動現場、會務組織、食宿保障等各環節的工作,局秘書科負責協調、督辦落實。

(四)實行會議決議落實督辦制。各單位、各科室必須堅決貫徹市委、市政府和局的決議、決定,對于市上和局的重要重大會議精神要立即轉達和貫徹落實,凡是決議的事項必須無條件執行,并及時報送涉及本單位、本科室承擔工作任務或落實會議精神情況的反饋信息。對于市政府和局里的工作部署及重大決策,局秘書科和監察室要積極認真負責地督辦落實,按時發送督辦單、通報落實情況。局定期對局領導、直屬單位負責人、機關科室負責人參會情況予以通報。

(五)對于來機關辦理具體事務的職工群眾,各科室要積極接待、文明辦公,能立即解決的必須立即解決,一時解決不了的要認真耐心解釋,盡量讓群眾滿意而歸。凡沒有正當理由拖延辦理、貽誤時機、傷害群眾感情、造成一定影響的,要追究科室負責同志和經辦人的責任。對群眾來信來訪,做到件件有著落。

(六)凡需以局名義出具證明、介紹信、通行證的,一律要有所在科室或單位出具的證明、介紹信,并經局主要領導同意,由秘書科酌情給予辦理。

(七)凡需外出考察學習,無論是局領導、直屬單位、機關科室,都必須提前報告,經過嚴格審批。事前要上報考察學習方案,方案包括:考察的目的、人數、時間、地點、線路、經費及交通工具等內容,經局主要領導審批后方可成行。外出前必須到局秘書科登記備案,同時要將配備的公車和司機移交秘書科車管干部管理。事中要及時報告考察學習的情況,事后向局寫出書面考察報告。

(八)局領導要按照分工和工作需要,積極參加市上或市直部門組織召開的會議,會后要及時匯報、傳達、落實會議精神。凡局長指定局領導班子成員或科室負責人參加的緊急會議,參加會議的局領導或科室負責人必須按時參加,會后要及時

傳達匯報會議精神,并督促會議精神落實到位。

三、辦會程序和規范

()會議類別

局實行行政工作例會、局領導班子成員碰頭會、局黨委會和局專題會議制度,并視情況召開全局性工作會議,動員部署工作。

為便于組織和管理,將局召開的會議按會議內容、出席人員分為三類。

1、一類會議:局黨委會,不定時召開,由黨委書記主持,主要研究討論三重一大等重要重大工作事項,作出全局性的重要決議,局黨委成員參加,必要時召開擴大會,或相關人員列席參加;局領導班子成員碰頭會,每半月召開一次,由局長主持,主要研究分析部署綜合性、階段性重要工作,協調安排布置重要工作任務,主要是局領導班子成員參加,必要時按會議要求通知相關單位、科室負責人參加;局行政工作例會,每半月召開一次,由局長或局長委托的副局長主持,主要是聽取工作匯報,協調安排講評半月工作,安排部署階段性突擊性重點工作,主要是局領導班子成員、局機關各科室、直屬各單位主要負責人參加,必要時通知相關人員參加。

2、二類會議:局大型綜合性全局性會議,根據工作需要召開,局長、黨委書記出席,局分管領導主持,局領導班子成員、局系統副科以上干部或黨員代表、職工代表參加,主要是動員部署、總結表彰某一方面的重要工作。由局秘書科組織實施,會前擬定方案。

3、三類會議:專題工作會議,主要是研究討論、分析、總結、協調解決城市建設維護管理等具體工作和問題。局機關各科室召集的專業會議,由各科室自行組織。以局名義、局領導指定或局有關會議決定要召開的專題會,由局分管領導主持,相關科室負責人參加并組織實施,需局長出席的要事前及時請示報告,需要直屬單位有關科室或市直有關部門等參加的,要及時通知,會后要及時將情況由主持會議人員向局長匯報。

局黨委書記主持的黨委會和局長主持的領導班子碰頭會和行政工作例會,原則上會議地點設在局一樓會議室。二類和三類會議地點根據情況由局秘書科或有關科室協調安排通知。局領導班子成員碰頭會和局行政工作例會,逢周一交叉召開,時間固定在周一早845,會議時間、地點有變化時另行通知。

(二)各類會議的審批

一類會議的審批:召開局黨委會由黨委書記提議,與局黨委委員事前通氣后召開; 召開局領導班子碰頭會和行政工作例會由局長批準和主持,原則上單周召開領導班子碰頭會,半月召開一次局行政工作例會,局長因故外出時由局長委托人主持。

二類會議的審批:由局長、各分管領導、秘書科根據工作需要提議,由秘書科擬定會議方案,經局長審批。

三類會議的審批:由局各分管領導或科室負責人提議,會議主辦科室填報《會議呈報單》,交秘書科根據申請和局總體工作安排,提出會議安排的初步意見,并經分管領導審核后,報局主要領導審批,局秘書科備案。

(三)會務工作組織程序和職責分工

1、一類會議即局黨委會議、局領導班子碰頭會議、局行政工作例會統一由局秘書科負責會務籌辦工作,秘書科會前收集征求協調局領導成員議題和意見,經局長審定后,列出會議議題,上會研究解決。會議通知、會場座次、會場會標、會議簽到及會議材料的起草、印制、分發、會議記錄由秘書科指定專人分工負責落實。

2、二類會議即大型綜合性、全局性會議的會務工作依照有關規定要求以及市政府和局主要領導的指示,在局分管領導的指導下,專門成立的會務組織機構具體負責組織實施,有關科室予以協助。會議通知、會場座次、會場會標、會議簽到及會議材料的起草、印制及會議材料分發由秘書科負責;會場衛生、服務工作、盆景花卉擺放、音響調試等由會務場地保障組負責。

3、三類會議即局專題工作會議的會務工作由主辦科室負責,按程序辦理,并負責會務承辦,包括文字材料、會議通知、會場布置、簽到、會務服務、會后會議紀要的起草下發等,局秘書科協助。

(四)其他需要明確的問題

1、會議議題

凡局以正式文件報市政府的請示、報告,局主要領導直接提議或局直接報送的匯報材料,需要提交市政府常務會議研究的,秘書科按規定程序運作,由議題相關科室提供相應數量的書面材料及電子版報秘書科收集,待有關領導審批匯總后,按工作規則辦理。需要局一定會議研究解決的會議議題必須由相關科室研究討論并報局分管領導審核后方可送達秘書科,如內容涉及其他相關部門,必須事先征求相關部門意見,如有異議應將不同意見注明,原則上不臨時動議。

2、電視電話會議

上級召開的大型電視電話會議,綜合性的電視電話會議由秘書科根據市上通知要求,負責聯系安排落實與會人員;專業性電視電話會議由對口分管科室聯系安排落實與會人員。參加會議人員要積極主動參加會議,并負責及時傳達貫徹好會議精神

3、各類會議紀要

局黨委會議、局行政工作例會及綜合性的會議紀要由局長、黨委書記簽發,秘書科負責起草印制、分發。專題會議紀要一般由主持會議的局領導審核簽發,重要性專題會議,在印發紀要前,對議定的事項須報經局主要領導審定;具體承辦科室負責專題會議紀要的撰寫、擬稿、起草,秘書科負責編號、分發。

(五)控制會議數量和規模

大力精簡會議。堅持務實、節儉、高效的原則,提倡少開會、開短會。可開可不開的會議,堅決不開;可歸口召開的會議,合并召開;可由各業務科室或單位聯合召開的會議,不以局名義召開。實行會議計劃管理,從嚴控制以局名義召開的會議,嚴格執行會議審批制度。未列入計劃的會議,一般不得召開,確需召開的,須報請局主要領導批準。已經發文部署的工作,一般不再召開會議部署。除局召開的全局性綜合性重要會議外,不安排局主要領導出席會議;專題工作會議,只安排局主管領導出席,其他領導一般不陪會。各直屬單位召開的一般性工作會議,局領導不出席。

(六)嚴肅會議紀律

為確保會議效果,嚴肅會議紀律,參加會議人員要做到五不準不準接打電話,手機必須關閉或調至震動狀態; 不準交頭接耳; 不準隨便走動;不準遲到早退;不準隨意更換參會人員,確因故不能參加的,調換參會人員需提前請示并經局主要領導或分管領導批準后方可換人,會議簽到必須填寫實際參會人員的姓名。

嚴格會議請假制度。非上級會議、公務外出,一般不得請假。因故、因病等原因不能出席會議的,應提前向局主要領導或局分管領導請假,準假后方可不參加會議,并告知會議籌備人。未經批準缺席的,缺席者于會后一天內應向會議召集人書面說明情況,作出檢查。

以上局機關辦文、辦事、辦會工作程序和規范,請各單位、各科室,特別是局系統各級領導認真執行。本通知規范事項各單位可參照執行,執行運行情況請及時報局,以便進一步修改完善。

二〇一〇年七月二十二日

 

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